IT等システム化が進んでいない、紙ベースでのデータ処理が大半を占める中小企業が、マイナンバー制度に際して､具体的に何を行うべきなのかを解説していきたいと思います。

今回はマイナンバー(個人番号)を実際に扱う上での管理のあり方について概説いたします。

１．従業員からの誓約書入手

特定個人情報の取り扱いに関し、従業員への説明会を開催するなど周知徹底を図ることが必要です。その際、従業員からは誓約書、委任状の入手が望まれます。

誓約書(案)                                                                                                 

２．従業員からの個人番号の把握

従業員から個人番号を入手し、紙ベースでデータ管理を行う場合、下記の「個人番号報告書」を利用することが望まれます。

個人番号報告書(案)                                                                                     

本人確認時に必要となるものとして、通知カードと個人番号カードとがあります。いずれで確認するかにより手続が異なってきます。なおガイドラインでは、電話での本人確認は認められておりません。

３．取引先からの個人番号の把握

取引先の個人番号が必要となるのは，以下のような、支払調書を提出する取引先と取引を行う場合です。

(ｲ)報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

・弁護士、税理士、社会保険労務士などの専門家に支払った報酬

・有識者等に講演を依頼して支払った講演料

・作家、クリエイタ-に執筆、デザイン、広告作成等を依頼して支払った原稿料等

(ﾛ)不動産の使用料等の支払調書

(ﾊ)不動産等の譲受けの対価、不動産等の売買又は貸付けの斡旋手数料の支払調書

取引先から個人番号を入手する際には、下記をご活用ください。

取引先からの個人番号確認書(案)                                                                                  

※１　法人等の実情などにあわせて修正が必要です。

※２　取引内容については、上記のように、予め当方で記入することが望ましいと思われます。

※３　取引先へは当初の発送前に事前に担当者から告知して協力を求めた方が、円滑でタイムリーな入手が期待

できると思われます。

４．株主からの個人番号の把握

株主へ配当金を支払った場合、支払調書に個人番号を記載しなければなりません。

株主からの個人番号の入手に際しては、上記取引先への確認書を参考に作成の上、ご活用ください。

５．その他運用上の留意点

（１）個人番号の提供を求めたが、拒否された場合の対応

　個人番号を提供するも者には、個人番号を提供しなかったとしても罰則はありません。また会社も個人番号を収集できなくても罰則はありません。但しこのような場合、ガイドラインでは以下の対応を会社に求めています。

・個人番号を提供することの重要性を知らしめる。

・その上でもなお拒否する場合には、書類提出先である行政機関等の指示に従う。

 (2)保存方法と廃棄について

入手した個人番号については、外部に情報が漏洩しないよう、ガイドラインは、以下のような保管管理と定期的な廃棄の実施を会社に求めております。

①    組織的・人的安全管理措置

　　・個人番号を取り扱う担当者を定め、担当者以外が個人番号を扱うことがないようにする

　　・従業員に対し、個人番号が漏洩した場合のリスクを、従業員教育によって周知させる

②    物理的・技術的安全管理措置

　・個人番号が記載された書類を社内で保管する場合には、鍵付きのキャビネットで保管する

　　→上記キャビネットは、できる限り、第三者が自由に出入りできる場所に設置させない

　　　　また鍵は,取り扱い責任者が責任を持って保管する

　　・個人番号を含むデータをパソコン内で保管する場合には、ウィルス対策、パスワード管理のほか定期的なバッ

クアップを徹底させる

　　・書類やデータの法定保存期間が経過したものについては、速やかに廃棄又は削除しなければならない

(例)　保存期間と廃棄

　以上、紙ベースで個人番号を管理する中小企業が､マイナンバー制度の中で何を行うべきか具体的に概説しました。具体的な運用に際してご質問等ございましたら、弊事務所までお気軽にお問い合わせください。

メディアで取り上げられる、マイナンバー対応と言っているものの多くが、電子データでの管理を前提としていて、紙ベースでのデータ管理を行っている中小企業には、馴染まないことが多いです。

そこで、今回は下記のような方に向けてマイナンバー制度に対して具体的に何を行うべきなのかを解説していきたいと思います。

・IT等システム化が進んでおらず、紙ベースでのデータ処理が大半を占めるような企業

・従業員50人未満の企業

・マイナンバー制度に際して､どう扱うべきか迷っている企業

マイナンバー(個人番号)を実際に扱う上での管理のあり方について述べる前に、その前提となる、基本方針、取扱規程等の整備についてご紹介します。

そもそもマイナンバーとは何のためにあるのか

マイナンバーにより国は、その人の収入、財産、社会保障の受給状況など多くの情報を一元的に把握しようと考えています。

そして国は会社に対して、従業員や取引先から集めたマイナンバーが外部に漏れないよう社内管理の徹底を定めております。

会社は国の定める「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」（以下「ガイドライン」という）に従ってマイナンバーを管理しなければなりません。

１．基本方針の策定

ガイドラインでは、まず全ての会社は、マイナンバー制度へ対応する担当者や担当責任者等のほか、個人番号の収集、保管、廃棄に関するルールを定め、特定個人情報の取り扱いに関する基本方針の作成を求めています。　　基本方針の雛形を下記に示しますので、ご活用ください。

２．特定個人情報取扱規程の策定

　上記の基本方針の作成の他、従業員数が100名を超える企業は、特定個人情報の取り扱いを個別具体的に規

定する、「特定個人情報取扱規程」の作成が求められております。

今回は50人未満の企業を想定しておりますので、記載を省略します。

３．委託先との契約書の見直し

顧問となっている税理士と社会保険労務士等へ従業員のマイナンバーを開示し、税金計算や社会保険業務等を委託する企業も多いと思います。会社は、委託先でマイナンバーを含む特定個人情報の管理を適切に行ってもらえる体制なのかを確認し、もしも委託先で特定個人情報が漏洩した場合の責任関係などを、当該委託先との契約書に明示されなければなりません。

４．就業規則の改訂

マイナンバー制度の導入を受け、就業規則に、「個人番号の提出義務および手続き等」及び「個人番号の利用目的」について新たな条を追加し、「服務規律」「懲戒」「損害賠償」「採用時の提出書類」「個人情報保護」の条に、個人番号について新たな号を追加することが必要となります。

就業規則の改訂(案)

　平成28年1月からマイナンバー制度がスタートしました。既にご存知な箇所も多いかと思いますが、マイナンバー制度についての概況理解と中小企業が行うべき手続を具体的にお知らせ致します。

今回は、マイナンバー制度の概況についてです。内閣官房のホームページにもわかりやすい記載がありますので、そちらも合わせてご覧ください。

１．マイナンバー制度の概略

マイナンバー(個人番号)とは、国民一人一人が持つ12桁の番号のことで、国の行政機関や地方公共団体などにおいて、社会保障、税、災害対策の分野で利用されます。

・社会保障、税、災害対策の各分野で、申請書類等へのマイナンバーの記載が必要となります。

・事業主は従業員のマイナンバーの提示を受けて、税や社会保険の手続を行うことになります。

・税の手続において、証券会社、保険会社等の金融機関からもマイナンバーの提出を求められる場合があります。

マイナンバー制度実施の流れ

２．マイナンバー制度運用上の留意点

個人番号は国民一人一人に付番され,原則として生涯変更されません。また国の将来像としては、様々な個人情報と個人番号を「紐付け」にして、その人の収入、財産、社会保障の受給状況など多くの情報を一元的に把握しようと考えています。

　そのため国は会社に対して、従業員や取引先から集めた個人番号が外部に漏れないように、下記のような「組織的・人的安全管理措置」や「物理的・技術的安全措置」の実施と漏洩した場合の罰則（「３．マイナンバー法に関わる罰則規定」参照）を定めております。

３．マイナンバー法に関わる罰則規定

個人番号の管理とその責任                                                                                          

　ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ法に違反した場合には、適用される罰則規則が存在し、特定個人情報保護委員会の立入検査の実施など、個人情報保護法よりも厳格に規制されます。

【類似行為における特定個人情報保護法とその他法律との罰則比較対照表】

※　「住基法」は「住民基本台帳法」、「個保法」は「個人情報保護法」のことです。

次回以降は、中小企業でもIT化の進んでいないことの多い、50人未満の中小企業がマイナンバー制度に際して､具体的に何を行うべきなのかを解説していきたいと思います。

マイナンバー対策として企業がすべきこと

以下の資料は政府広報資料の抜粋です。(政府広報:マイナンバーについて)

マイナンバーの安全管理を徹底させましょう。

税や社会保障の関係書類の様式が変わります。

当社のマイナンバー制度への対応